Vedtekter for Adopsjonsforum

§ 1       FORENINGEN

Foreningens navn er ADOPSJONSFORUM. 
Adopsjonsforum arbeider uten økonomisk vinning for øye. 
Adopsjonsforum arbeider i samsvar med:

• Konvensjon av 29.5.1993 om vern av barn og samarbeid ved internasjonale adopsjoner, (Haag-konvensjonen) ratifisert av den norske regjering 25.9.1997.
• Konvensjonen om barnets rettigheter, vedtatt av De Forente Nasjoner 20.11.1989, ratifisert av den norske regjering 8.1.1991.
• De til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og vedtak fra norske og øvrige berørte lands myndigheter.
• Formidlingstillatelse fra Sosialdepartementet 19.05.78, samt senere tillatelser fra Barne- og familiedepartementet.
• Gjeldende formidlingstillatelse fra Barne- og familiedepartementet.

§ 2       FORMÅL

Adopsjonsformidling

Organisasjonens hovedformål er adopsjonsformidling. Adopsjonsforum søker å bidra til bedring av oppvekstvilkår for barn. Adopsjonsforum driver adopsjonsformidling fra de land foreningen har norske myndigheters godkjenning til å samarbeide med. Foreningen arbeider med adopsjon av barn i den grad det er til barnas beste. Adopsjonsforum arbeider for å fremme opplysning om norsk og internasjonal adopsjon, og for at samfunnet skal oppfatte adopsjon som en naturlig og likeverdig form for familieforøkelse. Man arbeider i samarbeid med myndigheter og andre organisasjoner for å legge til rette juridiske, administrative og økonomiske forhold.

Etteradopsjonsarbeid

Adopsjonsforum bygger sitt arbeid med adopsjon på en helhetlig tenkning hvor adopterte og adoptivfamilier sikres en positiv utvikling. Dette skjer gjennom informasjon og tiltak som skaper gode oppvekstvilkår for adoptivbarn i familien, lokalmiljøet og i storsamfunnet.

Adopsjonsforum vil ta et særlig ansvar for å initiere, støtte og utvikle tiltak som ivaretar adoptertes behov. Adopsjonsforum har også et ansvar for aktivt å påvirke norske myndigheter til å legge forholdene til rette for å ivareta adoptivbarns spesielle behov.

§ 3       MEDLEMSKAP

Medlemskap er åpent for enkeltpersoner og familier som støtter foreningens formål. Medlem er den som har betalt kontingent. En familie regnes som ett medlem. Det kan tegnes livsvarig og ordinært medlemskap. Alle som har tillitsverv i hovedforeningen eller en lokalavdeling må ha tegnet medlemskap. Med disse menes alle valgte eller av landsstyret eller lokalavdelingene utpekte eller godkjente frivillige medarbeidere og representanter.

Utmelding skjer skriftlig til sekretariatet.

Foreningen skal til enhver tid ha ajourført fortegnelse over sine medlemmer. Det skal også føres register over aktuelle adoptivsøkere, som skal være tilgjengelig for myndighetene.

Har et medlem opptrådt i strid med foreningens vedtekter eller i strid med foreningens interesser, kan vedkommende medlem ekskluderes av foreningen. Bare landsmøtet kan ekskludere, men landsstyret har anledning til midlertidig å frata et medlem dets medlems- rettigheter. En eksklusjon kan være tidsbegrenset. Vedtak fattes med minst 2/3 flertall.

Ekskluderte medlemmer kan få hjelp i adopsjonssaker dersom norske myndigheter pålegger foreningen å yte slik hjelp. Slike medlemmer blir pålagt en ekstra avgift tilsvarende medlemskapets kostnad de årene saken varer. Adopsjonssøkere må stå som medlemmer inntil adopsjonssaken er avsluttet.

Medlemmer betaler en årlig kontingent som fastsettes av landsmøtet.

§ 4       ORGANISASJONEN

Den øverste ledelse utgjøres av landsmøtet (§ 5) og utøves av landsstyret (§ 6). Foreningens lokale virksomhet skjer gjennom lokalavdelinger (§ 8). Et medlem er tilsluttet den lokalavdeling vedkommende geografisk hører inn under.

Adopsjonsarbeidet utføres av foreningens sekretariat (§ 9). Sekretariatet utfører også andre oppgaver etter pålegg eller fullmakt fra landsstyre og landsmøte.

§ 5       LANDSMØTET

Landsmøtet er foreningens øverste organ. Ordinært landsmøte holdes hvert annet år innen 30. april. Lokalavdelingenes årsmøter velger delegater til landsmøtet. Der hvor lokalavdelingen ikke har avholdt årsmøte innen fristen i vedtektene kan landsstyre velge delegater etter en forespørsel til alle medlemmer i den aktuelle lokalavdelingen. Der hvor det er flere som ønsker plass på landsmøtet enn lokalavdelingen har delegater avholdes det loddtrekning. Hver delegat har en stemme.

Antall delegater fra hver lokalavdeling fastsettes slik:

Lokalavdelinger med 1 til 49 medlemmer: 1 delegat
Lokalavdelinger med 50 til 99 medlemmer: 2 delegater
Lokalavdelinger med 100 til 199 medlemmer: 3 delegater
Lokalavdelinger med 200 til 399 medlemmer: 4 delegater
Lokalavdelinger med 400 til 599 medlemmer: 5 delegater
Lokalavdelinger med 600 til 799 medlemmer: 6 delegater
Osv.

Antall utsendinger utregnes på grunnlag av betalte medlemskap pr. 31. desember foregående år. Lokalavdelingene kan i tillegg stille med observatører under landsmøtet, lokalavdelingene må selv bære kostnadene for sin(e) observatør(er).

Landsstyrets medlemmer møter på landsmøtet med samme rettigheter som øvrige delegater.

Innkalling til ordinært landsmøtet skjer skriftlig til utsendingenes styre minst 4 uker i forveien vedlagt årsberetning, årsregnskap, forslag til justert budsjett samt alle saker som lokalavdelingenes styre innen 1. februar samme år skriftlig har meldt til landsmøtet.

LANDSMØTET BEHANDLER:

• Årsberetning for foregående kalenderår.
• Risikofondets beretning, herunder forslag til vedtak, klagesaker, og forslag til innskudd.
• Reguleringsfondets beretning, herunder forslag til vedtak og innskudd.
• Årsregnskap for foregående år.
• Arbeidsprogram.
• Justert budsjett for inneværende kalenderår, herunder fastsettelse av honorarsatser for styret, kontingenten og lokalavdelingenes andel.
• Innkomne forslag.
• Forslag fra landsstyret.
• Valg av:
•  landsstyrets leder og nestleder, samt inntil 4 andre landsstyremedlemmer
• foreningens revisor (registrert eller statsautorisert) 
• valgkomité på 3 medlemmer.

Med 2/3 flertall kan landsmøtet vedta å ta opp til behandling en sak som ikke står på dagsordenen. Denne adgangen gjelder ikke forslag til endring av foreningens vedtekter eller oppløsning av foreningen.

Valg og vedtak skjer ved alminnelig flertall der annet ikke er fastsatt. Er det flere kandidater til et verv, skal valget foregå skriftlig.

Landsmøtet er beslutningsdyktig når det er lovlig innkalt.

Ekstraordinært landsmøte kalles sammen av landsstyret når dette finner det nødvendig, eller minst halvparten av lokalavdelingenes styrer ber om det. Innkallelsen skjer skriftlig med minst 3 ukers varsel. Landsstyret utarbeider dagsorden som vedlegges innkallelsen. På ekstraordinært landsmøte kan kun de saker behandles som er oppført på dags- ordenen.

§6        LANDSSTYRET:

Landsstyret består av leder, nestleder, inntil 4 styremedlemmer samt ett medlem valgt av og blant de ansatte. Valgperioden er 2 år. Av de landsmøtevalgte styremedlemmene inkludert leder og nestleder skal det være minst 2 styremedlemmer av hvert kjønn. Styrets leder, nestleder og styremedlemmer gis en økonomisk anerkjennelse for sitt arbeid i styret. Alle styrets medlemmer får dekket kostnader i forbindelse med vervet, etter statens satser.

Dersom et medlem av landsstyret trer ut i løpet valgperioden, skal valgkomiteen i samråd med landsstyret vurdere om det er hensiktsmessig med suppleringsvalg før neste landsmøte. Av hensyn til habilitet kan ikke medlemmer som er i adopsjonsprosess velges til landsstyret.

Landsstyret møtes normalt 5 ganger i året. Når leder og nestleder, eller 3 styremedlemmer ber om det, blir det holdt ekstraordinært landsstyremøte.

Landsstyrets ansvar:

• Lede foreningens virksomhet mellom landsmøtene, og ta opp enhver sak som det anser tjenlig til fremme av foreningens formål.
• Ansette og avsette daglig leder.
• Fastsette retningslinjer, instrukser og vilkår for sekretariatets arbeid.
• Forvalte foreningens midler og utarbeide budsjetter.
• Forberede og kaller inn til landsmøte, og setter opp dagsorden.
• Utføre landsmøtets beslutninger.
• Opprette og nedlegge utvalg.

Landsstyret kan delegere arbeidsoppgaver til ad hoc grupper, daglig leder, lokalavdelinger, sekretariat og utvalg.

Daglig leder har møte-, forslags- og talerett på landsstyrets møter, og er landsstyrets sekretær.

Ved stemmelikhet har landsstyrets leder dobbeltstemme. Landsstyrets leder eller nestleder samt et styremedlem tegner for landsstyret og landsmøtet.

§ 7       LOKALAVDELINGSLEDERMØTET

Lokalavdelingsledermøtet består av lokalavdelingenes ledere, eller den representanten som leder sender Møtet innkalles 2 ganger i året, en gang på våren / i forkant av landsmøtet og et møte om høsten.

Møtet er et bindeledd mellom lokalavdelingenes, LS og sekretariatet.

Lokalavdelingsledermøtet har ansvaret for møtet og saker skal sendes ut innen 4 uker før møtet. Det skal settes av tid til informasjon og samtale med LS og sekretariatet.

I det år hvor det ikke holdes landsmøte skal lokalavdelingsledermøtet på våren behandle følgende saker:

• Årsberetning for foregående kalenderår.
• Risikofondets beretning, herunder forslag til vedtak, klagesaker og forslag til innskudd.
• Reguleringsfondets beretning, herunder forslag til vedtak og innskudd.
• Årsregnskap for foregående år.
• Justert budsjett for inneværende kalenderår, herunder fastsettelse av honorarsatser for styret.

§8        LOKALAVDELINGER

Til fremme av foreningens formål skal det opprettes lokalavdelinger. Alle medlemmer i Adopsjonsforum skal være tilknyttet en lokalavdeling. Lokalavdelingens medlemmer velger lokalavdelingens styre. Opprettelse og nedleggelse av lokalavdelinger skal godkjennes av landsstyret. Lokalavdelingenes vedtekter skal godkjennes av landsstyret. Lokalavdelingenes årsberetninger og årsregnskap skal sendes landsstyret.

En andel av innbetalt kontingent tilbakeføres til lokalavdelingen til delvis finansiering av dens virksomhet. Blir en lokalavdeling oppløst, tilfaller midlene i sin helhet hovedforeningen.

LOKALAVDELINGENES ÅRSMØTER

Årsmøtet holdes hvert år innen 31. mars. Innkalling skjer skriftlig til medlemmene minst 3 uker i forveien vedlagt saksliste og de aktuelle saksdokumenter. Saker som medlemmene ønsker behandlet i årsmøte må være sendt til styret minst 10 dager før møtet holdes.

Saker som årsmøtet skal behandle følger av lokalavdelingens vedtekter.

§ 9       SEKRETARIATET:

Sekretariatet har ansvaret for foreningens daglige adopsjonsarbeid. De arbeider innenfor de rammer som utgjøres av offentlige bestemmelser og pålegg samt foreningens vedtekter og generelle retningslinjer og vedtak. Sekretariatet utfører også andre forenings- oppgaver etter pålegg og fullmakt fra landsstyret og landsmøtet, og er medansvarlig for ivaretakelse av foreningens målsetting og interesser.

Daglig leder, eller under fravær dennes stedfortreder, har det overordnede ansvar for sekretariatets arbeid og tegner for sekretariatet.

Landsstyret kan vedta opprettelse av avdelingskontorer under sekretariatet i andre land.

§ 10     RISIKOFOND

Adopsjonsforum har et risikofond. Alle søkere betaler et obligatorisk innskudd til fondet. Fondet har eget reglement. Landsstyret er styre for risikofondet.

§ 11     REGULERINGSFOND

Adopsjonsforum har et reguleringsfond som utjevner adopsjonskostnadene fra et år til et annet. Alle søkere betaler et obligatorisk innskudd til fondet. Fondet har eget reglement. Landsstyret er styre for reguleringsfondet.

§ 12     ENDRING AV VEDTEKTER

Forslag til endring av vedtektene avgjøres på det ordinære landsmøtet. Forslaget må være kommet inn til landsstyret innen 1. februar, og må være kunngjort ved innkallingen. Til endring av vedtektene kreves 2/3 flertall.

§ 13     OPPLØSNING/FUSJON

Vedtak om å fusjonere eller oppløse foreningen kan bare gjøres av landsmøtet, og krever minst 3/4 flertall på et i den anledning innkalt landsmøte. Ved vedtak om oppløsning velger landsmøtet et avviklingsstyre.

Ved oppløsning skal avviklingsstyret snarest oppta drøftinger med øvrige godkjente adopsjonsorganisasjoner i Norge med formål å inngå en avtale om overføring av søkerne og sikre gjennomføring av deres adopsjoner. Dersom en annen godkjent adopsjonsforening overtar sakene må denne kompenseres for å overta de økonomiske forpliktelsene.

I tilfelle av foreningens oppløsning skal det settes av tilstrekkelige midler til at foreningens langsiktige forpliktelser kan ivaretas. Ved oppløsning skal innbetalte gebyrer, der det ikke har påløpt motsvarende kostnader for organisasjonen, tilbakebetales til søkene dersom adopsjonen ikke kan gjennomføres.

Dersom foreningen disponerer over midler utover det som er nødvendig for å ivareta de langsiktige forpliktelsene, skal midlene gis til andre organisasjoner som arbeider til fordel for foreldreløse og forlatte barn, i Norge eller andre land. Avviklingsstyret kan beslutte hvordan midlene skal fordeles.