Vedtekter for Adopsjonsforum

§ 1       ORGANISASJONEN

Organisasjonens navn er ADOPSJONSFORUM. 
Adopsjonsforum arbeider uten økonomisk vinning for øye. 

Adopsjonsforum arbeider i samsvar med:

• Konvensjon av 29.5.1993 om vern av barn og samarbeid ved internasjonale adopsjoner, (Haag-konvensjonen) ratifisert av den norske regjering 25.9.1997.
• Konvensjonen om barnets rettigheter, vedtatt av De Forente Nasjoner 20.11.1989, ratifisert av den norske regjering 8.1.1991.
• De til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og vedtak fra norske og øvrige berørte lands myndigheter.
• Formidlingstillatelse fra Sosialdepartementet 19.05.78, samt senere tillatelser fra Barne- og familiedepartementet.
• Gjeldende formidlingstillatelse(r) fra Barne- og Familiedepartementet.
   

§ 2       FORMÅL

Adopsjonsformidling
Organisasjonens hovedformål er adopsjonsformidling fra de landene organisasjonen til enhver tid har norske myndigheters godkjenning til å samarbeide med. Adopsjonsforum arbeider sammen med myndigheter og andre relevante organisasjoner for å legge til rette for juridiske, administrative og økonomiske forhold som sikrer gode prosesser til barnets beste. Adopsjonsforum arbeider i tillegg for å fremme opplysning og kunnskap om internasjonal adopsjon i det norske samfunnet, herunder innsikt i selve adopsjonsprosessen og Norges bidrag til å sikre barns rettigheter i et internasjonalt perspektiv.

Etteradopsjonsarbeid
Adopsjonsforum bygger sitt arbeid med adopsjon på en helhetlig tilnærming, hvor adopterte og adoptivfamilier ivaretas på en best mulig måte i et livsløpsperspektiv. 

Adopsjonsforum vil ta et særlig ansvar for å initiere, støtte og utvikle tiltak som ivaretar adoptertes behov. Adopsjonsforum har også et ansvar for aktivt å påvirke norske myndigheter til å legge forholdene til rette for å ivareta adoptivbarns spesielle behov.

§ 3       MEDLEMSKAP

Medlemskap er åpent for enkeltpersoner og familier som støtter organisasjonens formål. Medlem er den som har betalt kontingent. En familie regnes som ett medlem. 
Det kan tegnes livsvarig og ordinært medlemskap. 
Alle som har tillitsverv i hovedorganisasjonen eller en lokalavdeling må ha tegnet medlemskap. Med disse menes alle valgte eller av landsstyret eller lokalavdelingene utpekte eller godkjente frivillige medarbeidere og representanter. Utmelding skjer skriftlig til sekretariatet.

Organisasjonen skal til enhver tid ha ajourført fortegnelse over sine medlemmer. Det skal også føres register over aktuelle adoptivsøkere, som skal være tilgjengelig for myndighetene.

Har et medlem opptrådt i strid med organisasjonens vedtekter eller i strid med organisasjonens interesser, kan vedkommende medlem ekskluderes av organisasjonen. Bare landsmøtet kan ekskludere, men landsstyret har anledning til midlertidig å frata et medlem dets medlems- rettigheter. En eksklusjon kan være tidsbegrenset. Vedtak fattes med minst 2/3 flertall.

Ekskluderte medlemmer kan få hjelp i adopsjonssaker dersom norske myndigheter pålegger organisasjonen å yte slik hjelp. Slike medlemmer blir pålagt en ekstra avgift tilsvarende medlemskapets kostnad de årene saken varer. Adopsjonssøkere må stå som medlemmer inntil adopsjonssaken er avsluttet.

Medlemmer betaler en årlig kontingent som fastsettes av landsmøtet.

§ 4       ORGANISASJONSSTRUKTUR

Den øverste ledelse utgjøres av landsmøtet (§ 5) og utøves av landsstyret (§ 6). 
Organisasjonens lokale virksomhet skjer gjennom lokalavdelinger (§ 8). 
Et medlem er tilsluttet den lokalavdeling vedkommende geografisk hører inn under.

Adopsjonsarbeidet utføres av organisasjonens sekretariat (§ 9). 
Sekretariatet utfører også andre oppgaver etter pålegg eller fullmakt fra landsstyre og landsmøte.

§ 5       LANDSMØTET

Landsmøtet er organisasjonens øverste organ. Ordinært landsmøte holdes hvert annet år innen 30. april. Lokalavdelingenes årsmøter velger delegater til landsmøtet. Der hvor lokalavdelingen ikke har avholdt årsmøte innen fristen i vedtektene kan landsstyre velge delegater etter en forespørsel til alle medlemmer i den aktuelle lokalavdelingen. Der hvor det er flere som ønsker plass på landsmøtet enn lokalavdelingen har delegater avholdes det loddtrekning. Hver delegat har en stemme.

Antall delegater fra hver lokalavdeling fastsettes slik:

• Lokalavdelinger med 1 til 49 medlemmer: 1 delegat
• Lokalavdelinger med 50 til 99 medlemmer: 2 delegater
• Lokalavdelinger med 100 til 199 medlemmer: 3 delegater
• Lokalavdelinger med 200 til 399 medlemmer: 4 delegater
• Lokalavdelinger med 400 til 599 medlemmer: 5 delegater
• Lokalavdelinger med 600 til 799 medlemmer: 6 delegater
  Osv.

Med 2/3 flertall kan landsmøtet vedta å ta opp til behandling en sak som ikke står på dagsordenen. Denne adgangen gjelder ikke forslag til endring av foreningens vedtekter eller oppløsning av foreningen.

Valg og vedtak skjer ved alminnelig flertall der annet ikke er fastsatt. Er det flere kandidater til et verv, skal valget foregå skriftlig.

Landsmøtet er beslutningsdyktig når det er lovlig innkalt.

Ekstraordinært landsmøte kalles sammen av landsstyret når dette finner det nødvendig, eller minst halvparten av lokalavdelingenes styrer ber om det. Innkallelsen skjer skriftlig med minst 3 ukers varsel. Landsstyret utarbeider dagsorden som vedlegges innkallelsen. På ekstraordinært landsmøte kan kun de saker behandles som er oppført på dags- ordenen.

LANDSMØTET BEHANDLER:

• Årsberetning for foregående kalenderår.
• Risikofondets beretning, herunder forslag til vedtak, klagesaker, og forslag til innskudd.
• Reguleringsfondets beretning, herunder forslag til vedtak og innskudd.
• Årsregnskap for foregående år.
• Arbeidsprogram.
• Justert budsjett for inneværende kalenderår, herunder fastsettelse av honorarsatser for styret, kontingenten og lokalavdelingenes andel.
• Innkomne forslag.
• Forslag fra landsstyret.
• Valg av
• landsstyrets leder,
• og nestleder
• 4 andre landsstyremedlemmer
• organisasjonens revisor (registrert eller statsautorisert)
• valgkomité på 3 medlemmer.

Med 2/3 flertall kan landsmøtet vedta å ta opp til behandling en sak som ikke står på dagsordenen. Denne adgangen gjelder ikke forslag til endring av foreningens vedtekter eller oppløsning av foreningen.

Valg og vedtak skjer ved alminnelig flertall der annet ikke er fastsatt. Er det flere kandidater til et verv, skal valget foregå skriftlig.

Landsmøtet er beslutningsdyktig når det er lovlig innkalt.

Ekstraordinært landsmøte kalles sammen av landsstyret når dette finner det nødvendig, eller minst halvparten av lokalavdelingenes styrer ber om det. Innkallelsen skjer skriftlig med minst 3 ukers varsel. Landsstyret utarbeider dagsorden som vedlegges innkallelsen. På ekstraordinært landsmøte kan kun de saker behandles som er oppført på dags- ordenen.

§6        LANDSSTYRET

Landsstyret består av leder, nestleder, inntil 4 styremedlemmer samt ett medlem valgt av og blant de ansatte. Valgperioden er 2 år. 

Av de landsmøtevalgte styremedlemmene inkludert leder og nestleder bør det være minst 2 styremedlemmer av hvert kjønn. Styrets leder, nestleder og styremedlemmer gis en økonomisk anerkjennelse for sitt arbeid i styret.

Alle styrets medlemmer får dekket kostnader i forbindelse med vervet, etter statens satser.

Dersom et medlem av landsstyret trer ut i løpet valgperioden, skal valgkomiteen i samråd med landsstyret vurdere om det er hensiktsmessig med suppleringsvalg før neste landsmøte. 

Av hensyn til habilitet kan ikke medlemmer som er i adopsjonsprosess velges til landsstyret.

Landsstyret møtes normalt 5 ganger i året. Når leder og nestleder, eller 3 styremedlemmer ber om det, blir det holdt ekstraordinært landsstyremøte.

Landsstyrets ansvar:

• Lede organisasjonens virksomhet mellom landsmøtene, og ta opp enhver sak som det anser tjenlig til fremme av organisasjonens formål.
• Ansette og avsette daglig leder.
• Fastsette retningslinjer, instrukser og vilkår for sekretariatets arbeid.
• Forvalte organisasjonens midler og utarbeide budsjetter.
• Forberede og kaller inn til landsmøte, og setter opp dagsorden.
• Utføre landsmøtets beslutninger.
• Opprette og nedlegge utvalg.

Landsstyret kan delegere arbeidsoppgaver til ad hoc grupper, daglig leder, lokalavdelinger, sekretariat og utvalg.

Daglig leder har møte-, forslags- og talerett på landsstyrets møter, og er landsstyrets sekretær.

Ved stemmelikhet har landsstyrets leder dobbeltstemme. Landsstyrets leder eller nestleder samt et styremedlem tegner for landsstyret og landsmøtet.

§ 7       LOKALAVDELINGSLEDERMØTET

Lokalavdelingsledermøtet består av lokalavdelingenes ledere, eller den representanten som leder sender.
Møtet innkalles 2 ganger i året, en gang på våren / i forkant av landsmøtet og et møte om høsten. 
Møtet er et bindeledd mellom lokalavdelingenes, LS og sekretariatet. 

Lokalavdelingsledermøtet har ansvaret for møtet og saker skal sendes ut innen 4 uker før møtet. 

Det skal settes av tid til informasjon og samtale med LS og sekretariatet.

I det år hvor det ikke holdes landsmøte skal lokalavdelingsledermøtet på våren behandle følgende saker:

• Årsberetning for foregående kalenderår.
• Risikofondets beretning, herunder forslag til vedtak, klagesaker og forslag til innskudd.
• Reguleringsfondets beretning, herunder forslag til vedtak og innskudd.
• Årsregnskap for foregående år.
• Justert budsjett for inneværende kalenderår, herunder fastsettelse av honorarsatser for styret.

§8        LOKALAVDELINGER

Til fremme av organisasjonens formål skal det opprettes lokalavdelinger. Alle medlemmer i Adopsjonsforum skal være tilknyttet en lokalavdeling. 
All skriftlig kommunikasjon til medlemmer og håndtering av medlemslister håndteres og vedlikeholdes av sekretariatet. 

Lokalavdelingens medlemmer velger lokalavdelingens styre. 
Opprettelse og nedleggelse av lokalavdelinger skal godkjennes av landsstyret. 
Lokalavdelingenes vedtekter skal godkjennes av landsstyret. Lokalavdelingenes årsberetninger og årsregnskap skal sendes landsstyret. 
En andel av innbetalt kontingent tilbakeføres til lokalavdelingen til delvis finansiering av dens virksomhet. Blir en lokalavdeling oppløst, tilfaller midlene i sin helhet hovedorganisasjonen.

LOKALAVDELINGENES ÅRSMØTER

Årsmøtet holdes hvert år innen 31. mars. Innkalling skjer skriftlig til medlemmene minst 3 uker i forveien vedlagt saksliste og de aktuelle saksdokumenter. Saker som medlemmene ønsker behandlet i årsmøte må være sendt til styret minst 10 dager før møtet holdes.

Saker som årsmøtet skal behandle følger av lokalavdelingens vedtekter.

§ 9       SEKRETARIATET

Sekretariatet har ansvaret for organisasjonens daglige adopsjonsarbeid. De arbeider innenfor de rammer som utgjøres av offentlige bestemmelser og pålegg samt organisasjonens vedtekter og generelle retningslinjer og vedtak.

Sekretariatet utfører også andre organisasjonsoppgaver etter pålegg og fullmakt fra landsstyret og landsmøtet, 
og er medansvarlig for ivaretakelse av organisasjonens målsetting og interesser.

Daglig leder, eller under fravær dennes stedfortreder, har det overordnede ansvar for sekretariatets arbeid og tegner for sekretariatet.
Landsstyret kan vedta opprettelse av avdelingskontorer under sekretariatet i andre land.

§ 10     RISIKOFOND

Adopsjonsforum har et risikofond. Alle søkere betaler et obligatorisk innskudd til fondet.
Fondet har eget reglement. Landsstyret er styre for risikofondet.

§ 11     ENDRING AV VEDTEKTER

Forslag til endring av vedtektene avgjøres på det ordinære landsmøtet. 
Forslaget må være kommet inn til landsstyret innen 1. februar, og må være kunngjort ved innkallingen. 

Til endring av vedtektene kreves 2/3 flertall.

§ 13     OPPLØSNING/FUSJON

Vedtak om å fusjonere eller oppløse organisasjonen kan bare gjøres av landsmøtet, og krever minst 3/4 flertall på et i den anledning innkalt landsmøte. Ved vedtak om oppløsning velger landsmøtet et avviklingsstyre.